Normas de Procedimiento – Línea de Denuncias
Introducción
En cumplimiento de su Código de Ética y de la normativa vigente en la República Oriental del Uruguay, ECOM establece el presente procedimiento interno para la recepción, tratamiento y seguimiento de denuncias.
El objetivo de este procedimiento es fortalecer la cultura de integridad, transparencia y responsabilidad, así como prevenir y detectar de manera temprana posibles incumplimientos legales, regulatorios o éticos que puedan afectar a la organización, a las personas o al ambiente.
Este sistema funciona como un mecanismo de alerta temprana que permite identificar riesgos antes de que se materialicen daños, así como adoptar medidas correctivas cuando corresponda. El tratamiento de la información recabada a través de este canal se ajustará a lo dispuesto por la Ley N.º 18.331 de Protección de Datos Personales y su normativa reglamentaria, garantizando la licitud, finalidad, proporcionalidad, seguridad y confidencialidad en el tratamiento de los datos personales.
Presentación de denuncias
¿Quién puede presentar una denuncia?
Podrá presentar una denuncia cualquier persona que mantenga o haya mantenido vínculo laboral, contractual o comercial con ECOM, así como cualquier tercero que tenga conocimiento de hechos potencialmente irregulares. El canal se encuentra accesible a través del sitio web institucional.
¿Qué puede reportarse?
Podrán reportarse, entre otros, los siguientes hechos:
Derechos humanos y laborales
- Acoso laboral o sexual.
- Discriminación.
- Violencia en el lugar de trabajo.
- Vulneraciones a derechos laborales.
- Condiciones inseguras de trabajo.
Integridad y conducta empresarial
- Soborno y corrupción.
- Conflictos de intereses.
- Fraude, robo u otras irregularidades económicas.
- Uso indebido de activos o información confidencial.
- Incumplimiento de políticas internas.
Prevención de delitos económicos
- Operaciones sospechosas vinculadas a lavado de activos o financiamiento del terrorismo, conforme a la Ley N.º 19.574 y normativa concordante.
- Cualquier irregularidad económica que carezca de justificación legal o comercial.
Ambiente
- Conductas que generen riesgos ambientales.
- Uso indebido de recursos naturales.
- Incumplimiento de normativa ambiental aplicable.
También podrán reportarse otras infracciones graves a la legislación vigente o al Código de Ética de ECOM.
¿Cómo presentar una denuncia?
Las denuncias pueden presentarse en cualquier momento mediante:
- Correo electrónico: reportar.problema@ecom.uy
- Comunicación al superior inmediato o al Oficial de Cumplimiento.
Las denuncias pueden realizarse de forma anónima. Se recomienda que las denuncias sean formuladas con el mayor nivel de precisión posible y, cuando existan, acompañadas de antecedentes o elementos objetivos que faciliten su evaluación.
Tratamiento de las denuncias
¿Quién analiza la denuncia?
Las denuncias serán recibidas y evaluadas por el área competente o por el Oficial de Cumplimiento, según la naturaleza del caso.
Las personas responsables del análisis:
- Actuarán con independencia e imparcialidad.
- Estarán obligadas a mantener la confidencialidad.
- Evaluarán la plausibilidad de los hechos.
- Determinarán las acciones a seguir.
Cuando corresponda, podrán involucrarse otras áreas internas especializadas, garantizando siempre la confidencialidad del proceso.
En todos los casos se garantizará el derecho de defensa de la persona eventualmente involucrada, quien será informada, en forma compatible con la protección de la identidad del denunciante cuando corresponda, de los hechos que se le atribuyen y dispondrá de una oportunidad razonable para efectuar descargos y aportar pruebas.
Plazos y comunicación
- Se confirmará la recepción de la denuncia cuando ello sea posible.
- Se evaluará la información recibida y, si corresponde, se iniciará una investigación interna.
- Se adoptarán medidas correctivas o disciplinarias cuando resulte procedente.
- Cuando sea viable y no afecte la confidencialidad del proceso, se informará al denunciante sobre el estado general del trámite.
Las actuaciones deberán desarrollarse dentro de un plazo razonable, atendiendo a la complejidad del caso y garantizando celeridad y proporcionalidad en las medidas adoptadas.
Si se detecta una vulneración real o inminente de obligaciones legales o éticas, ECOM adoptará medidas inmediatas para prevenir, mitigar o corregir la situación.
4. Protección del denunciante
ECOM promueve un entorno en el que las personas puedan comunicar preocupaciones de buena fe sin temor a represalias.
Se garantiza:
- Confidencialidad en el tratamiento de la información.
- Posibilidad de anonimato.
- Protección frente a represalias, discriminación o sanciones por denuncias realizadas de buena fe.
- Tratamiento respetuoso e imparcial de todas las partes involucradas.
No se tolerarán represalias contra denunciantes ni contra quienes colaboren en una investigación. Toda medida adversa adoptada con motivo o en ocasión de una denuncia realizada de buena fe podrá ser considerada represalia y será susceptible de revisión interna, sin perjuicio de las acciones legales que pudieran corresponder conforme a la normativa laboral vigente.
Tampoco se tolerarán denuncias falsas o realizadas con mala intención, las cuales podrán dar lugar a medidas disciplinarias. No se considerará denuncia falsa aquella que, habiendo sido realizada de buena fe, no pueda ser posteriormente comprobada.
5. Publicidad del procedimiento
El presente procedimiento se encuentra disponible públicamente en el sitio web institucional de ECOM, como parte de su compromiso con la transparencia, la ética empresarial y la responsabilidad social corporativa.
ECOM podrá revisar y actualizar el presente procedimiento cuando resulte necesario para adecuarlo a cambios normativos, regulatorios o a mejoras en sus prácticas internas de cumplimiento, comunicando oportunamente dichas modificaciones a través de los canales institucionales correspondientes.
Conservación de la documentación y plazo de retención
La información y documentación recabada en el marco de una denuncia será conservada únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la cual fue obtenida, de conformidad con lo dispuesto por la Ley N.º 18.331 y su normativa reglamentaria.
Con carácter general:
- Las denuncias que no den lugar a investigación formal serán archivadas y sus antecedentes eliminados o anonimizados en un plazo máximo de 12 (doce) meses desde su recepción, salvo que exista obligación legal de conservación por un plazo mayor.
- En caso de iniciarse una investigación interna, la documentación será conservada mientras dure la investigación y, posteriormente, por el plazo necesario para atender eventuales responsabilidades legales, administrativas o judiciales derivadas de los hechos denunciados.
- Cuando los hechos pudieran dar lugar a actuaciones administrativas o judiciales, la documentación podrá conservarse hasta la finalización definitiva de dichas actuaciones y el transcurso de los plazos legales de prescripción aplicables.
Transcurridos los plazos indicados, la información será eliminada, destruida o anonimizada de manera segura, garantizando la confidencialidad y evitando su recuperación posterior. ECOM adoptará medidas técnicas y organizativas apropiadas para asegurar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información durante todo el período de conservación.